Portal de onboarding pentru clienti

Fiecare contract nou cu un operator de terminal maritim inseamna o serie de documente, specificatii tehnice si termene care trebuie verificate inainte ca echipa de proiect sa inceapa lucrul. Pana acum, acest proces se desfasura printr-un amestec de emailuri, tabele si telefoane, iar informatiile ajungeau fragmentat la cei care trebuiau sa le foloseasca.

Am construit un portal de onboarding care centralizeaza pasii de la semnarea contractului pana la predarea documentatiei de santier. Clientul primeste un cont dedicat, unde vede exact ce documente mai lipsesc, cine le-a confirmat si care este urmatorul termen asumat. Pentru noi, portalul elimina intrebarile repetate si tine evidenta deciziilor luate in fiecare etapa.

In prima luna de utilizare, am observat ca timpul alocat verificarii documentelor a scazut simtitor, iar clientii au inceput sa trimita din timp harturile topografice si avizele necesare. Portalul nu inlocuieste relatia directa cu inginerul de proiect, dar scoate din ecuatie confuzia legata de cine detine ce versiune a unui plan.

Ce am urmarit in constructia portalului

Am pornit de la o lista scurta de probleme concrete, nu de la o imagine generala despre digitalizare. Fiecare ecran din portal raspunde unei intrebari pe care o primeam frecvent de la clienti sau de la colegii din departamentul tehnic.

• Un singur loc unde clientul incarca documentele cerute, cu verificare automata a formatului si a dimensiunii fisierului.
• Un istoric vizibil al tuturor modificarilor, astfel incat nimeni sa nu intrebe cine a aprobat ultima varianta a unui plan de fundatie.
• Notificari trimise doar atunci cand un termen se apropie, nu la fiecare actiune marunta din sistem.
• Acces diferentiat pentru persoanele din echipa clientului care trebuie doar sa vada stadiul, fara sa poata modifica datele.

Am testat portalul cu doua contracte aflate deja in executie, ca sa verificam daca fluxul functioneaza si in conditii reale, nu doar pe hartie. Am descoperit ca unele campuri obligatorii erau interpretate diferit de clienti, asa ca am reformulat instructiunile si am adaugat exemple vizuale pentru fiecare tip de document.

Cum arata procesul dupa implementare

In momentul in care un contract este semnat, echipa noastra creeaza contul si trimite invitatia catre persoana de contact desemnata de client. De acolo, portalul preia rolul de ghid: arata pasii ramasi, marcheaza documentele primite si semnaleaza daca o anexa tehnica nu corespunde cerintelor din caietul de sarcini.

Un aspect important a fost integrarea cu fluxul intern de proiectare. Cand un document este aprobat in portal, acesta devine automat vizibil pentru inginerii care lucreaza la structura de otel, fara sa fie nevoie de o redirectionare manuala prin email. Astfel, deciziile luate in etapa de onboarding ajung direct in faza de executie, fara pasi intermediari care pot introduce erori.